“실수하면 수억 손해”, 2025년 계약자 효율성 극대화를 위한 5단계 실무 전략 총정리

계약은 기업 운영의 근간이며, 그 효율성은 곧 비용 절감과 직결됩니다. 하지만 많은 기업이 계약 체결 후 발생하는 비효율성, 즉 불필요한 거래 비용이나 리스크 관리에 실패하며 수많은 ‘수업료’를 지불합니다. 2025년 계약 환경은 더욱 복잡해지고 디지털 전환(DX)이 필수가 되면서, 계약자효율성 확보는 생존 전략이 되었습니다. 본 글에서는 계약 효율성을 극대화하기 위한 경제학적 원칙부터 공공 조달 및 물류 계약 현장의 실무적 복병을 분석합니다. 제가 직접 수많은 계약을 관리하며 체득한 5단계 전략을 통해, 리스크를 줄이고 최적의 가치를 창출하는 방법을 상세히 안내합니다. 지금부터 계약 관리의 비효율을 근본적으로 해결할 수 있는 최신 전략을 확인하시기 바랍니다.

공공계약 검사·검수·인수 절차 완벽 가이드 확인
발주서 양식 및 구매 계약의 핵심 체크리스트 보기
비용 효율적인 상업용 공사 계약 성공 원칙 알아보기

계약자 효율성이란? 2025년 계약 환경 진단

계약자효율성은 간단히 말해, 계약을 체결하고 이행하는 과정에서 발생하는 모든 비용과 리스크를 최소화하여 최대의 순편익을 얻는 상태를 의미합니다. 경제학적 관점에서 이는 ‘거래 비용’의 최소화에 초점을 맞춥니다. 계약 체결 이전의 탐색 비용, 협상 비용부터 계약 이행 중 발생하는 감시 및 통제 비용, 그리고 위반 시의 분쟁 해결 비용까지 모두 포함합니다.

2025년 계약 환경은 두 가지 큰 변화를 겪고 있습니다. 첫째는 규제 환경의 복잡성 증대입니다. 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 등 공공 계약 분야는 효율성 제고를 위해 다수공급자계약(MAS) 제도 등을 혁신하고 있으나, 여전히 해석과 적용에 있어 실무자의 부담이 큽니다. 둘째는 디지털 기반의 계약 관리 도입입니다. 단순한 전자서명을 넘어 계약 수명주기 관리(CLM) 시스템이 도입되면서, 계약의 체결부터 종료까지 모든 단계를 자동화하고 데이터 기반으로 분석하는 것이 새로운 효율성 지표가 되고 있습니다.

과거에는 계약 체결 그 자체에 집중했다면, 이제는 계약 이후의 이행 단계에서 효율성을 어떻게 유지할지가 관건입니다. 비효율적인 계약 관리는 단순히 시간 낭비에 그치지 않습니다. 이는 공급망 리스크 증가, 품질 저하, 그리고 심각한 법적 분쟁으로 이어져 기업의 생존을 위협할 수 있습니다.

거래 비용 이론 기반의 계약자 효율성 이해

노벨 경제학상 수상자인 올리버 윌리엄슨(Oliver E. Williamson)은 계약이론을 통해 거래 비용의 중요성을 강조했습니다. 계약자 효율성을 높이려면, 계약 당사자들이 합리적인 행동을 할 것이라는 가정 아래 불완전한 계약(Incomplete Contracts)에서 발생하는 불확실성을 최소화해야 합니다. 특히 자산 특수성(Asset Specificity)이 높을수록 거래 비용이 급증하기 때문에, 이를 사전에 인지하고 계약 구조를 설계하는 것이 필수적입니다.

• 탐색 및 정보 비용: 계약 파트너 선정 및 정보 수집에 드는 시간과 노력.
• 협상 및 의사 결정 비용: 조건 합의와 계약서 작성에 소요되는 자원.
• 감시 및 이행 비용: 상대방의 계약 이행 여부를 확인하고 통제하는 데 필요한 시스템 및 인력.
• 분쟁 해결 비용: 계약 위반 시 소송 및 조정에 드는 시간과 금전적 손실.

실무적으로 계약자 효율성을 높이려면, 이 네 가지 유형의 비용을 동시에 줄일 수 있는 계약 방식과 프로세스를 구축해야 합니다. 표준화된 계약 양식을 사용하거나, 성과 지표(KPI)를 명확히 설정하여 감시 비용을 절감하는 방식이 대표적입니다.

실무 현장에서 계약자 효율성을 저해하는 3대 복병

경제학 이론은 이상적이지만, 실제 계약 현장에서는 예기치 못한 비효율성이 발생합니다. 제가 수많은 프로젝트를 진행하며 확인한, 많은 실무자가 놓치기 쉬운 3대 복병과 그 해결책을 구체적으로 제시합니다.

1. 불분명한 ‘계약 방식’ 검토의 부재 (물류 계약 사례)

많은 기업이 계약의 내용물이나 가격에만 집중하고, 정작 계약의 ‘방식’ 자체를 간과합니다. 물류 계약의 경우, 단순히 운송 단가만 비교하고 총액 계약을 체결하는 것이 대표적인 실수입니다. 물류 효율화 전문가들은 계약 방식 검토를 게을리하면 안 된다고 조언합니다. 물동량의 변동성이 큰 상황에서 고정 단가 계약을 맺을 경우, 물동량이 줄면 계약자(화주)의 단위당 비용 효율성은 급격히 떨어집니다. 반대로 물동량이 늘어도 계약 이행 능력이 부족해지면 공급자 측에서 비효율이 발생합니다.

해결책: 물동량 패턴을 정밀 분석하여 단가 계약(Unit Price Contract)과 총액 계약(Fixed Price Contract)의 적절한 조합을 선택해야 합니다. 예를 들어, 핵심 물량에 대해서는 경쟁력 있는 고정 단가를 적용하고, 변동성이 큰 초과 물량에 대해서는 시장 연동형 단가를 적용하는 하이브리드 방식이 계약자 효율성을 높일 수 있습니다.

2. 공공 조달 ‘MAS 제도’ 운영의 비효율

조달청의 다수공급자계약(MAS) 제도는 다양한 기업에게 기회를 제공하고 공공 구매 효율성을 높이기 위해 도입되었습니다. 하지만 MAS 제도는 품목 선정, 계약 관리, 2단계 경쟁의 운영 등 여러 단계에서 여전히 비효율 요소를 안고 있습니다. 특히 복잡하고 과도한 규제가 기업의 부담을 증가시키고 제도 운영의 효율을 저해하는 ‘킬러 규제’로 작용합니다.

해결책: 조달 업계는 MAS 계약 체결 및 관리 시 요구되는 서류 간소화 및 디지털화가 필요합니다. 2024년 이후 조달청은 이러한 비효율을 개선하기 위해 노력하고 있습니다. 실무자는 조달 계약 시 최신 규제 완화 내용을 숙지하고, 특히 2단계 경쟁 입찰 시 제안서 작성 기준을 명확히 하여 불필요한 행정 비용을 최소화해야 합니다.

3. 이행 단계에서의 ‘검사·검수·인수’ 절차 불명확성

계약서가 완벽하더라도 실제 납품 또는 용역 완료 단계에서 검사, 검수, 인수 절차가 모호하면 분쟁이 발생하고 납기가 지연됩니다. 공공계약에서는 특히 이 절차가 엄격하게 규정되어 있습니다. 검사 기간을 초과하거나 검수 기준이 주관적일 경우, 행정력 낭비와 함께 최종 서비스 제공 시점까지의 비용이 증가합니다. 이는 전형적인 감시 및 이행 비용 증가 사례입니다.

해결책: 계약 시점에 검사검수인수 기준을 객관적인 수치(정량적 지표)로 명확히 명시해야 합니다. 만약 정량화가 어렵다면, 합의된 제3의 전문가 기관의 검토를 받도록 계약서에 미리 삽입하는 것이 좋습니다. 또한, 관련 서류 양식(예: 발주서, 검수확인서)을 사전에 표준화하여 실무자들이 혼란을 겪지 않도록 교육해야 합니다. 발주 뜻 및 발주서 양식과 같은 기본 문서 표준화는 계약자 효율성의 첫걸음입니다.

계약 유형별 효율성 극대화를 위한 실질적인 전략

계약의 효율성은 그 계약이 속한 산업군과 유형에 따라 맞춤형 전략이 필요합니다. 특히 물류 서비스 계약과 공공 조달 계약은 접근 방식이 상이합니다.

1. 물류 서비스 계약: 유연성을 통한 효율 확보

물류 계약은 시장 상황, 유가 변동, 그리고 계절적 요인에 의해 비용이 크게 좌우됩니다. 따라서 물류 계약자효율성을 높이려면 계약의 유연성을 확보하는 것이 핵심입니다. 단순히 최저가를 제시한 업체와 장기 계약을 맺는 것은 장기적으로 위험합니다. 운송 능력의 변동성, 즉 공급자의 ‘자산 특수성’이 높을수록 리스크가 커지기 때문입니다.

테이블: 물류 계약 방식별 효율성 비교

계약 방식	장점 (효율성 측면)	단점 (리스크 측면)	적합한 상황
고정가 총액 계약	예산 예측 용이, 초기 비용 협상 유리	시장 변동 반영 어려움, 서비스 품질 저하 가능성	물동량 및 요구 서비스가 안정적일 때
단가 계약 (Tiered Pricing)	물동량 변화에 따른 비용 유연성 확보	총비용 예측 어려움, 관리 비용 증가	물동량 변동성이 크거나 신규 사업 도입 시
성과 공유 계약 (Gainsharing)	공급자와 협력하여 비용 절감 유도 (혁신 촉진)	성과 측정 기준 합의 어려움, 초기 협상 복잡성	장기적이고 전략적인 파트너십이 필요할 때

실제 경험에 비추어 볼 때, 물류 계약에서는 성과 공유 계약(Gainsharing) 모델이 장기적인 계약자효율성에 가장 기여합니다. 공급자가 단순히 서비스를 제공하는 것을 넘어, 비용을 절감하거나 프로세스를 개선했을 때 그 성과를 계약자가 공유해주는 방식입니다. 이는 공급자에게 혁신 동기를 부여하여 감시 비용을 절감하는 효과를 가져옵니다.

2. 공공 조달 계약: 법적 준수와 투명성 강화

공공 계약은 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 등 특정 법규를 엄격히 준수해야 하므로, 효율성 확보가 복잡합니다. 공공 계약자효율성은 곧 투명성 및 규정 준수와 동일시됩니다. 공공 기관이 계약 효율성을 높이려면, 제도 개혁의 목표를 명확히 이해하고 적용해야 합니다.

“조달계약 효율성 제고를 위해서는 단기적으로 가격 경쟁력 확보를 넘어, 장기적으로는 조달 과정의 투명성을 높이고 공급업체와의 지속 가능한 협력 체계를 구축해야 한다. 특히 규제 완화는 중소기업의 참여를 촉진하고 혁신 조달을 활성화하는 방향으로 나아가야 한다.”
— KIPF (한국조세재정연구원) 조세재정브리프, 2023년

조달 계약의 효율성은 단가 협상뿐 아니라 계약 이후의 절차 관리에 달려 있습니다. 특히 검사/검수 단계에서 발생하는 행정적 비효율을 줄여야 합니다. 2024년부터 조달청은 디지털 혁신을 통해 입찰·계약 절차를 간소화하고 있으므로, 실무 담당자는 반드시 최신 MAS 제도 개선 사항을 확인하고 적용해야 합니다.

디지털 전환(DX) 기반 계약 관리 시스템 구축 전략

2025년 계약자 효율성의 핵심은 계약 수명주기 관리(CLM, Contract Lifecycle Management) 시스템의 도입입니다. CLM은 계약의 생성, 체결, 이행, 분석, 갱신 및 종료에 이르는 모든 과정을 디지털화하여 관리 비용을 획기적으로 줄여줍니다. 이는 3단계 고가치 전문 솔루션으로 가는 필수 관문입니다.

1. CLM 시스템 도입을 통한 거래 비용 절감 효과

전통적인 수동 계약 관리 방식은 계약서 검색, 버전 관리, 갱신 알림 등에 막대한 시간과 인력을 소모합니다. CLM을 도입하면 이러한 비효율적인 탐색 및 감시 비용을 대폭 줄일 수 있습니다. 특히 AI 기반의 CLM은 계약서 내 위험 조항이나 누락된 조건을 자동으로 식별하여 리스크를 사전에 관리할 수 있습니다.

• 계약 생성 효율화: 표준 템플릿 사용 및 자동화된 조건 삽입으로 협상 및 작성 시간 50% 이상 단축.
• 이행 감시 자동화: 핵심 성과 지표(KPI)와 이행 일정을 시스템에 등록하여 누락 또는 위반 발생 시 즉시 알림.
• 갱신/종료 관리: 계약 만료 시점을 미리 예측하여 자동 갱신 또는 협상 재개 시점을 놓치는 리스크 제거.

많은 글로벌 기업이 CLM 도입 후 계약 관리 인력을 20~30% 절감했으며, 계약서 검색 시간을 90% 이상 줄인 것으로 나타났습니다. 이는 단순히 시간을 아끼는 것을 넘어, 계약 내용의 정확성을 높여 분쟁 가능성을 낮추는 근본적인 계약자 효율성 개선 방안입니다.

2. 법률 리스크 관리 시스템 통합

계약자 효율성을 저해하는 가장 큰 요소 중 하나는 예측 불가능한 법적 리스크입니다. 계약 관리 시스템을 법률 자문 솔루션과 통합하면, 계약 체결 전에 잠재적인 문제점을 분석하고, 계약 이행 중 법규 위반 가능성을 실시간으로 모니터링할 수 있습니다. 예를 들어, 공급망 계약에 있어 국가별 상이한 컴플라이언스(Compliance) 요구사항을 시스템이 자동 검토해 주는 기능이 대표적입니다.

단, CLM 시스템 도입 시 초기 비용 부담이 크고, 기존 프로세스와의 통합에 시간이 걸릴 수 있습니다. 따라서 시스템을 도입하기 전, 계약 관리 프로세스의 현황을 면밀히 진단하고, 어떤 단계에서 가장 큰 비효율이 발생하는지 분석하여 필요한 모듈부터 단계적으로 도입하는 전략이 현명합니다.

계약 리스크 최소화와 장기적 계약자 효율성 확보 방안

계약자효율성은 일회성 개선이 아닌 지속적인 관리와 개선이 필요한 장기 과제입니다. 장기적인 관점에서 리스크를 최소화하고 효율성을 유지하는 핵심 방안은 ‘관계적 계약(Relational Contracting)’의 관점을 적용하는 것입니다.

1. 관계적 계약 관점 도입의 중요성

완벽한 계약서를 작성하는 것은 불가능합니다. 예측 불가능한 외부 환경 변화나 시장 상황에 맞춰 계약을 수정하고 협력 관계를 유지하는 유연성이 필요합니다. 관계적 계약은 당사자 간의 신뢰와 협력 관계를 기반으로, 계약서에 명시되지 않은 상황이 발생했을 때 합리적인 방식으로 문제를 해결해 나가는 방식을 의미합니다.

이러한 접근법은 특히 장기 물류 계약이나 핵심 부품 조달 계약에서 중요합니다. 계약서에는 최소한의 틀만 설정하고, 정기적인 미팅과 성과 공유 체계를 통해 상호 목표를 일치시키는 것이 중요합니다. 신뢰를 바탕으로 한 협력 관계는 감시 비용을 줄이고, 예상치 못한 상황 발생 시 분쟁 해결 비용을 최소화하여 궁극적인 계약자효율성을 높입니다.

2. 계약 전문가 및 법률 자문 활용 전략

계약자 효율성을 극대화하려면 계약에 내재된 잠재적인 리스크를 정확히 평가할 수 있어야 합니다. 이는 법률 및 재무 전문가의 도움이 필요한 영역입니다. 특히 계약 규모가 크거나 법적 분쟁 가능성이 높은 영역(예: 지적 재산권, 국제 무역 계약)에서는 초기 계약 단계부터 전문가의 자문을 받는 것이 장기적인 비용을 절감하는 길입니다.

많은 기업이 법률 자문을 비용으로만 생각하지만, 이는 사실 잠재적 손실을 막는 보험 성격의 투자입니다. 리스크 분석 컨설팅을 통해 계약서의 취약점을 파악하고, 최악의 시나리오에 대비하는 조항을 추가하는 것은 계약자효율성 확보의 필수 요소입니다. 계약 관리의 어려움을 겪고 있다면, 전문 컨설팅이나 계약 관리 소프트웨어 도입을 통해 체계적인 리스크 분석을 시작하는 것을 권장합니다.

궁극적으로 계약자효율성은 계약을 둘러싼 모든 이해관계자가 최적의 결과를 얻도록 하는 균형 잡힌 접근 방식에서 나옵니다. 법률 준수, 경제적 효율, 그리고 관계적 신뢰가 결합될 때 비로소 진정한 계약 효율성이 실현됩니다.

자주 묻는 질문(FAQ) ❓

계약 관리, 이제 손실이 아닌 성장의 기회가 됩니다

계약자효율성은 더 이상 단순한 비용 절감 문제가 아니라, 기업의 리스크 관리 능력과 장기적인 성장 잠재력을 결정하는 핵심 지표입니다. 2025년 최신 계약 환경에서 성공하기 위해서는 경제적 원칙, 법률적 준수, 그리고 디지털 혁신을 통합적으로 이해하고 적용해야 합니다. 특히 물류 및 조달 계약에서 발생하는 숨겨진 비효율을 제거하는 실질적인 전략은 경쟁 우위를 확보하는 핵심 열쇠가 됩니다. 복잡한 계약 환경에 지체하지 마시고, 오늘 제시된 5단계 전략과 CLM 시스템 도입 검토를 통해 귀사의 계약자 효율성을 한 단계 끌어올리시기 바랍니다.

본 콘텐츠는 계약 효율성 및 관련 법규에 대한 일반적인 정보 제공을 목적으로 작성되었으며, 특정 상황에 대한 법률적 자문이나 컨설팅을 대체할 수 없습니다. 개별적인 계약 체결 및 이행에 대해서는 반드시 전문 변호사 또는 법률 자문 기관의 상담을 받으시길 권고합니다.

계약 리스크 분석 및 전문 컨설팅 문의하기